Je productiviteit laten exploderen is het makkelijkste dat er is.

Misschien heb je het gevoel dat je te weinig doet. Je zit altijd tegen een deadline aan te hikken. Of die vervelende klus die altijd maar blijft liggen. Dan is Personal Lean wel iets voor jou!

Misschien werk je al met to-do lijsten en heb je moeite dit vol te houden.

Dan ben je echt niet de enige en het ligt niet aan jou. To-do lijsten zijn een prima hulpmiddel, maar ze zijn statisch, reactief en problemen worden niet zichtbaar.

Of je werkt al lang met to-do lijsten maar mist de beloning.

Het grote nadeel van to-do lijsten is "check and forget" Doordat je niet beloond wordt voor je harde werken neemt de motivatie voor het afwerken van je lijstje langzaam af.

Het gevolg is dat die to-do lijst steeds langer wordt door half of bijna afgemaakte taken waardoor je met teveel dingen tegelijk bezig bent.

Dit is het moment dat je de controle dreigt te verliezen. Je ziet door de bomen het bos niet meer. Je bent druk in je hoofd en er komt te weinig uit je handen waardoor die lijst nog langer wordt.

Dit voorkom je door jezelf te belonen en het aantal onafgemaakte taken te limiteren.

Je moet zorgen dat je zichtbaar maakt wat je gedaan hebt. Hiermee geef je je zelf een beloning voor het harde werken. Het geeft je simpelweg een goed gevoel en maakt zichtbaar wat je vandaag of deze week allemaal hebt gedaan. "Check and Forget" wordt "Stick and Remember". Taken moeten "stromen" en dus frequent achter elkaar worden afgehandeld. Welke taken gaan sneller denk je? Die ene waaraan je werkt,  of die tien die je tegelijk doet! Yeah right! Limiteer dus het totaal aantal taken die je tegelijk doet.

Hier zijn 5 stappen om jouw productiviteit te laten exploderen:

  1. Schaf een whiteboard aan, PostIts (extra sticky, die blijven plakken op een whiteboard.  Ja, die bestaan :-) ) en drymarkers. Maak op dit bord 4 kolommen. Prioriteit 1, voorbereid, werk ik aan en klaar! Je kunt de kolommen natuurlijk ook een andere naam geven die beter bij jou past. Deze 4 kolommen zijn een weergave van jouw werkproces. Ziet jouw proces er anders uit, voeg kolommen toe en geeft het een naam.
  2. Breng je taken in kaart. Schrijf elke taak op een PostIt en plak alle PostIts in Prioriteit 1.
  3. Bepaal het maximaal aantal onafgemaakte taken. Mijn voorstel is te beginnen met 3. Hoe gemotiveerd we ook zijn, we maken ons allemaal schuldig aan het laten liggen van  taken die half af zijn of bijna helemaal af, maar dus gewoon niet klaar zijn. Vaak zijn we ons er niet eens van bewust. Zonder deze taken visueel zichtbaar te maken, zien we niet hoeveel onafgemaakte taken er zijn
  4. Begin nu aan de taken te trekken (pull). Pull is het verplaatsen van een taak naar de kolom "werk ik aan". Plaats een taak in "voorbereid" als je alle voorbereidingen hebt getroffen om de taak in één keer af te maken. Oppakken is afmaken! Plaats een taak in "werk ik aan" als je een taak hebt afgerond en hebt verplaatst naar "klaar".
  5. Reflecteer. Na een paar dagen zal je "klaar" kolom behoorlijk zijn vol gelopen met taken. Daar is dan het bewijs van jouw productiviteit. Maar Personal Lean is meer dan dat. Nu is het moment van reflectie aangebroken. Ga één keer per week bij het bord staan en stel jezelf de volgende vragen:
    • Welke taken gingen heel erg goed?
    • Bij welke taken kreeg je een goed gevoel over jezelf?
    • Met welke taken had je moeite om ze af te maken?
    • Waren de juiste taken op het juiste moment klaar?
    • Heb je waarde toegevoegd bij elke taak die je hebt afgerond?

    6. Stel jezelf dan de belangrijke vraag:Waarom?
Gefeliciteerd! , je hebt net je eerst Lean cyclus doorlopen waardoor je inzicht hebt gekregen in wat je doet, waarom je doet, hoe je het doet en waar je plezier aan beleeft.

Meer weten over Lean? Schrijf je nu in voor de nieuwsbrief.

Schrijf me in voor de nieuwsbrief en hou me op de hoogte over hoe ik met Lean meer rust en overzicht krijg!