Vorige week deed ik een Lean sessie met  de  relaxte eigenaar van een succesvol trendy café in Amsterdam.

Ik zeg relaxt, omdat het lijkt dat hij alles onder controle heeft en dit makkelijk kan combineren met het runnen van een conferentiecentrum

Toch is er een probleem: deze ondernemer mist rust, overzicht en resultaat.

Hij runt het bedrijf zoals zovele managers. Zijn medewerkers vragen continue om hulp en hij stuurt ze directief aan. Het is niet duidelijk welke resultaten ze moeten behalen. Als hij ze niet aanspoort dan  blijven de werkzaamheden liggen of ze gaan tergend langzaam.

Een groot deel van de oplossing ligt in het visueel maken van de werkzaamheden.

Het is namelijk nogal moeilijk om te begrijpen wat we niet kunnen zien. Normaal focussen we ons op de duidelijke elementen in ons werk (deadlines, wie doet wat, hoeveelheid werk) terwijl in werkelijkheid er heel veel  onverwachte factoren zijn die invloed hebben op deze elementen (veranderende markt, politieke beslissingen).

Visueel maken van het werk geeft rust en overzicht.

Wanneer we het werk zien in de hectische omgeving, wordt het makkelijker om afwegingen te maken. We hebben op elk moment een fysiek overzicht van alle eisen die aan ons gesteld worden. Door dit overzicht zijn we beter in staat goede beslissingen te nemen. Met een gerust gevoel kiezen we voor de ene taak terwijl we geen stress ervaren door de andere taak te laten liggen.

Hier zijn 5 tips als je je resultaten zichtbaar wil verbeteren:

  1. Creëer een "war room" . Maak één speciale plek, thuis of op je werk, waar de output wordt opgehangen en besproken.
    Lean | Whiteboard met agenda en taken
    Onze familie "War Room" met alle werk/privé taken en agenda in één oogopslag

  2. Zorg dat deze "war room" in de loop ligt. In de gang, bij de deur, zolang  iedereen de resultaten maar elke dag ziet.
  3. Werk met kleuren en symbolen. Kleuren en symbolen maken in één opslag onderscheid duidelijk tussen, wat, wie, hoe en wanneer.
  4. Organiseer dagelijks of wekelijks een standup meeting. Ga bij het bord staan en bespreek de voortgang en leer. We onthouden 20% van wat we horen, 30% van wat we zien, 50% van wat we horen en zien, maar we onthouden 75% van wat we met anderen bespreken.

Kortom: Visuele weergave van je activiteiten geeft je inzicht

in wat je doet, hoe je het doet, met wie je het doet, wat je hebt afgeleverd, wat nog niet is afgerond, hoe snel je werkt, waar problemen zich bevinden, waar je je zorgen om moet maken, wat je kunt beloven en waar je nee op moet zeggen.

Oh ja, en nu vraag je je natuurlijk terecht af waar die vijfde tip blijft. Hier is hij dan:

Begin nu! Nee, niet straks of morgen. Veranderen begint meteen.

Succes!

Lees hier verder. Leer hoe Lean ook in jouw werk je meer rust en overzicht geeft: "In 5 stappen naar een explosie in je produktiviteit"