Start nooit een project voordat de project scope duidelijk is vastgesteld. Dit is o zo belangrijk!
Wat is een ‘scope’?
Voor het woord ‘scope’ bestaat geen adequaat Nederlandstalig equivalent. Vertalingen als ‘bereik’ of ‘reikwijdte’ dekken de lading onvoldoende.
Scope is een term waarmee de aard, omvang en beperkingen van een project worden aangeduid. Met de scope wordt bepaald wat het project wel en niet is en wat het project wel en niet moet bewerkstelligen. De grenzen van het project (scope) worden hierbij bepaald.
Bepaling van de scope
Het vaststellen van de scope is gelijk aan het beantwoorden van de vraag: Wat hoort bij het project en wat niet?
Een ‘verkeerde’ scope
Een te brede scope maakt het project moeilijk haalbaar. Een te smalle scope kan het draagvlak ondermijnen.
Een verkeerde scope leidt vrijwel altijd tot vertragingen. Soms moeten onderzoeken en activiteiten opnieuw worden uitgevoerd of duren ze langer dan de bedoeling was. Soms moeten alsnog zaken in het project worden meegenomen die er eerst buiten waren gelaten. Soms zijn zaken in het project meegenomen die niet vanuit de projectorganisatie te realiseren blijken te zijn.
Beheersing van de scope
Beheersing van de scope heeft als doel te zorgen dat er genoeg, maar ook niet meer dan genoeg werk wordt geleverd om het projectdoel te bereiken.
Het ter discussie stellen van een eenmaal vastgestelde scope leidt doorgaans tot vertraging en/of tot een kostentoename van het project. Ook kan aanpassing van de scope kwaliteitsgevolgen hebben. Dergelijke risico’s nemen in ernst toe naarmate een project vordert in de tijd.
De tip is dus altijd een project scope duidelijk te hebben vastgesteld met op zijn minst de opdrachtgever. Als er wijzigingen optreden in de scope (en er kunnen natuurlijk altijd goede argumenten zijn) zullen altijd de gevolgen hiervan goed doorgesproken moeten worden. Zo houd je een project binnen de perken en laat je het niet geheel uit glijden met ontevreden projectteam leden en stakeholders tot gevolg.