Je kent het vast wel. Elke week je planning wijzigen, te veel projecten, alles moet snel af en elke dag is een ander project belangrijker. Je bent gelukkig in goed gezelschap. :-)
We kampen allemaal met dit probleem. De oplossing?
Gooi al die planningspakketten het raam uit (die werken toch niet :-) ), limiteer het aantal projecten en maak dat visueel.
Breng je projecten in kaart, plak het op een bord zodat iedereen het kan zien en bespreek de projecten op het bord met de teamleden. Resultaat? Inzicht, meer snelheid en plezier!
Het fenomeen dat hiervoor verantwoordelijk is, heet Pull. Traditioneel duwen we altijd projecten naar het eind, maar trekken gaat nou eenmaal altijd makkelijker dan duwen. Door vandaag over te gaan van push naar pull bespaar je meteen al ca 5-10% op het aantal uren.
Het limiteren van het aantal projecten is eigenlijk heel eenvoudig, maar er komt wel wat analyse- en rekenwerk aan te pas.Ik hanteer altijd de volgende aanpak:
- Analyseer de projecten van de afgelopen jaren. Wat waren de doorlooptijden? Hoeveel uren zijn er besteed aan een project? Wat voor soort project was het? Heb je geen gegevens, geen nood, dan bepalen we de uitgangspunten op basis van gezond verstand.
- Welke mijlpalen hanteer je in projecten? Zoek in documenten zoals planningen, projectplannen, projectdocumenten of vraag aan mensen om je heen als je niets kunt vinden.
- Categoriseer je projecten. Elk project doen we in een mandje en elke categorie geven we een kleur. Deel het in van klein tot groot. Bijvoorbeeld projecten van gemiddeld 40, 160, 1000 en 4000 uur. Gebruik hiervoor de informatie uit de analyse van stap 1. Je kunt het nooit fout doen, want al doende leren we!
- Bepaal de gemiddelde doorlooptijd van elk mandje. Bijvoorbeeld 40 uur is 3 weken, 160 uur is 10 weken, 750 uur is 20 weken en 4000 uur is 40 weken. Gebruik hiervoor wederom de informatie uit de analyse van stap 1.
- Bereken je werkelijke capaciteit per jaar. "werkelijk" is dus zonder vrije dagen, nationale feestdagen en gemiddeld ziekteverzuim.
In de volgende stap gaan we het aantal onderhanden projecten berekenen. Meer weten? Schrijf je nu in voor de nieuwsbrief.